Tietosuojaseloste
HELSINKI CONGRESS PAASITORNI, ASIAKASREKISTERI
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Helsinki Congress Paasitornin ASIAKASREKISTERISSÄ tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä
1. Rekisterinpitäjä
Helsinki Congress Paasitorni, Y-tunnus 0201307-5
Paasivuorenkatu 5 A, 00530 Helsinki,
09 7089 611, myynti@paasitorni.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on
markkinointipäällikkö Kati Kosonen, 09 7089 691, kati.kosonen@paasitorni.fi
3. Rekisterin nimi
Helsinki Congress Paasitornin asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu yritysasiakkaiden ja kuluttaja-asiakkaiden asiakkuussuhteeseen Helsinki Congress Paasitornin kanssa.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
- asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakaspalautteet
- asiakassuhdeviestintä
- asiakkaan tekemien varausten käsittely
- palveluiden myynti ja toteutus
- palveluiden maksaminen, laskutus sekä maksujen valvonta ja perintä
- rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
- asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun
6. Käsiteltävät henkilötiedot
- yritysasiakkaan (yrityksen yhteyshenkilön) nimi ja asema tai kuluttaja-asiakkaan nimi; osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- varauksia koskevat tiedot
- asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
- tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
- tiedot palvelujen käytöstä, käyttötarpeista ja ostoista
- mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
- mahdolliset erityisruokavaliotiedot
7. Mistä henkilötiedot saadaan
- rekisteröidyltä itseltään
- nimi- ja osoitetietoja päivitettäessä osoitetietojärjestelmistä tai yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä
- palveluiden käytöstä ja ostoista
- Paasitornin palvelujen toteuttamisesta vastaavilta tärkeimmiltä yhteistyökumppaneilta: ravintoloitsijalta (Graniittiravintolat Oy) tai hotellioperaattorilta (Scandic Finland)
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
- Paasitornin palvelujen toteuttamisesta vastaavat tärkeimmät yhteistyökumppanit: ravintoloitsija (Graniittiravintolat Oy) ja hotellioperaattori (Scandic Finland) niiltä osin kuin yhteistyökumppani tarvitsee tietoja palvelunsa toteuttamiseksi
- muut henkilötietojen käsittelijät:
- asiakasrekisteriohjelmisto ja sen ylläpitopalvelut: Navakka
- mainonta ja markkinointi: Don & Branco
- suoramarkkinointiviestintä: MailChimp
- tapahtumamarkkinointi ja -hallinta: Lyyti
- chatbotit verkkosivustolla: Leadoo Marketing Technologies
- tai jatkossa näihin tehtäviin valitut yhteistyökumppanit
- tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella
9. Evästeet
Paasitorni yhteistyökumppaneineen käyttää erilaisia tekniikoita, kuten evästeitä, kerätäkseen tietoja eri tarkoituksiin, mm. seuraaviin: 1. Toiminnalliset, 2. Tilastolliset, 3. Markkinointi.
Toiminnalliset evästeet ovat välttämättömiä sivuston toiminnalle. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneelle, tabletille tai älypuhelimeen. Eväste ei ole ohjelma, eikä se sisällä haittaohjelmia tai viruksia.
Saamme evästeiden kautta tietoa myös siitä, miksi vierailet sivustollamme. Näiden tietojen avulla optimoimme sivustoa vastaamaan tarpeitasi ja mielenkiinnon kohteitasi entistäkin paremmin. Evästeet muistavat asioita, kuten sivuston aiemmat käyttökerrat sekä sen, oletko kirjautunut sivustolle ja mitä kieltä käytät sivustolla. Evästeiden avulla näet muilla sivustoilla sinulle kohdistettuja mainoksiamme. Käytämme evästeitä palvelumme osana, sillä niiden avulla näet sivustollamme sinua kiinnostavaa sisältöä.
Voit muuttaa antamaasi suostumusta joko poistamalla evästeet selaimestasi tai napsauttamalla sivuston vasemmassa alakulmassa olevaa pientä kuvaketta ja hylkäämällä evästeet.
Käytämme myös Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme, ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. Chat -interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag -seurantaa, joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin.
Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oy:n tietosuojakäytäntö tietääksesi enemmän siitä, mitä järjestelmässä seurataan. GDPR-mielessä Paasitorni toimii rekisterinpitäjänä ja Leadoo datan käsittelijänä.
Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin tai voit hylätä tilastolliset evästeet. Lisätietoja siitä, miten Leadoo toimii, voit tarkistaa tästä
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle EU:n ulkopuolelle:
- suoramarkkinointiviestintäohjelmistosta vastaava yhteistyökumppani MailChimp (Yhdysvallat)
- MailChimp certifies to the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework, and with the EU-US Data Privacy Framework. It is legal to transfer contact data from the EU to MailChimp in the U.S. For more information see
- verkkosivuston käyttäjänseurantaan (Google Analytics 4) sekä mainontaan (Google Ads) liittyvä yhteistyökumppani Google Marketing Platform (Yhdysvallat)
- As described in Google’s Data Privacy Framework certification, Google complies with the EU-U.S. and Swiss-U.S. Data Privacy Frameworks (DPF) and the UK Extension to the EU-U.S. DPF as set forth by the U.S. Department of Commerce regarding the collection, use and retention of personal information from the EEA, Switzerland and the UK, respectively.
- Meta Platforms, Inc. (”Meta”) (Yhdysvallat). Meta Pikseli kerää tilastoja sivustolle saapuneista kävijöistä. Tilastoja käytetään mainonnan tehokkuuden optimointiin.
- Meta Platforms Inc. has certified their participation in the EU-U.S. Data Privacy Framework and the Swiss-U.S. Data Privacy Framework (collectively, the ”DPF”) with the U.S.
- LinkedIn Corporation (Yhdysvallat). LinkedIn Insight Tag kerää tilastoja sivustolle saapuneista kävijöistä. Tilastoja käytetään mainonnan tehokkuuden optimointiin.
- LinkedIn Corporation has recently withdrawn their participation in the EU-U.S. Data Privacy Framework. LinkedIn relies on European Commission-approved Standard Contractual Clauses as a legal mechanism for data transfers from the EU. These clauses are contractual commitments between companies transferring personal data (for example, from LinkedIn Ireland Unlimited Company or its customers to LinkedIn Corporation), binding them to protect the privacy and security of the data. LinkedIn companies adopted Standard Contractual Clauses so that the data flows necessary to provide, maintain, and develop LinkedIn services take place legally.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevan asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, ellei asiakas ole kolmeen (3) vuoteen käyttänyt Paasitornin palveluja tai pyytänyt tarjousta Paasitornilta. Aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, kun asiakas on viimeksi käyttänyt palveluita tai pyytänyt tarjouksen. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kolmen (3) kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta perustetta.
Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaan tiedot voidaan siirtää yrityksen markkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet suoramarkkinointia.
12. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Oikeutetun edun muodostaa asiakassuhde.
Rekisteröidyllä on
- oikeus päästä omiin tietoihinsa (tarkastusoikeus)
- oikeus tietojen oikaisemiseen
- oikeus tietojen poistamiseen
- oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
- oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Vastustusoikeus:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, niitä ei enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
13. Rekisterin suojaus
Tiedot on tallennettu Helsinki Congress Paasitornin toiminnanohjausjärjestelmään ja tietokantoihin, joihin muilla kuin Paasitornin valtuuttamilla tahoilla ei ole pääsyä. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin sisältävät järjestelmät on suojattu palomuurilla sekä muilla asiaankuuluvilla tekniikoilla.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskeen.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.